Tagesform — Organisation auf Papier

Dieser Artikel war 2005 noch nicht im Blog, ich habe ihn 2015 aus dem alten CMS übernommen.

Angeregt durch viele Artikel zum Thema ‘Getting Things Done‘, die Ende 2004 durch die geekigeren Teile des Webs geisterten habe ich mich mit dem Thema etwas befaßt. Es handelt sich dabei in erster Linie um ein Buch von dem amerikanischen ‘personal productivity guru’ David Allen. Die deutsche Fassung trägt den etwas unglücklichen Namen ‘Wie ich die Dinge geregelt kriege‘. Es geht grob gesagt um die Organisation des persönlichen Umfeldes. Zu dem Thema gibt es eine Menge Bücher und Methoden, die GTD-Methode scheint aber gerade unter Geeks sehr großen Anklang zu finden. Der Grund liegt wahrscheinlich darin, daß sie einfach anzuwenden, flexibel anpaßbar und fast schon algorithmisch anwendbar ist.

Ein bedeutendes Merkmal der Methode besteht darin, daß sie auf verschiedene Weisen ‘implementiert’ werden kann. Einige benutzen simple Textdateien oder Mail-Verzeichnisse dazu, andere haben spezielle Plugins für ihre bevorzugte Kommunikations-Software oder ein spezielles Stück Software speziell für diese Aufgaben.

Back to the roots…

Da ich schon mehrere PDAs hatte und zu dem Schluß gekommen bin daß das nichts für mich ist, hat mich eine Umsetzung ganz besondert fasziniert: Der DIY-Planner des Kanadiers Douglas Johnston. Ursprünglich hieß das Projekt GTD-Planner, er hat aber seine eigenen Ideen und Vorschläge seiner Leser mit eingebaut und dem Kind somit einen anderen Namen gegeben. Das Besondere an dieser Umsetzung ist das verwendete Medium: simples Papier. Es handelt sich um druckbare Formulare für die Verwendung in einem handelsüblichen Organizer, oft auch Filofax genannt. Diese Formulare unterstützen die persönliche Organisation nach der oben erwähnten Methode, aber auch darüber hinaus (bzw. daran vorbei).

Da die Vorlagen nur auf Englisch zur Verfügung stehen und das Papierformat Letter hierzulande auch eher unüblich ist, habe ich mich zwischen Weihnachten und Sylvester 2004 daran gemacht, eine eigene Umsetzung des Themas in Angriff zu nehmen. Unter Verwendung der freien DTP-Software Scribus habe ich die Formulare von Douglas zunächst imitiert, dann aber meine eigenen Veränderungen daran vorgenommen. Einige seiner Vorlagen waren für mich nicht notwendig oder unpassend strukturiert, an einigen Stellen habe ich mir eigene Formulare ausgedacht.

Ich kann mir vorstellen, daß diese Formulare auch für andere hilfreich sein können, daher stelle ich sie hier zum Download bereit.

Ausdruck und Weiterverwendung

Ich stelle hier alle Formulare als PDF und als SLA zur Verfügung. Die PDF-Dateien können mit dem Acrobat Reader gelesen und gedruckt werden, die SLA-Dateien sind weiterverarbeitungsfähige Layout-Dateien für Scribus.

Es steht jedem Interessenten frei die Dateien an seine Bedürfnisse anzupassen, aber aus reiner Neugierde bitte ich um eine Nachricht. Wenn es sich um allgemeingültige Verbesserungen handelt kann ich die auch einbinden, so daß alle was davon haben.

Alle Dateien enthalten vier Seiten im Format A4. Gedacht ist, daß man die Dateien als ‘Buch’ ausdruckt, also jeweils zwei Formularseiten auf eine Papierseite, das ganze dann doppelseitig. Unter Linux geht das entweder komfortabel mit dem kprinter, oder ‘von Hand’ unter Zuhilfenahme von psbook und psnup. Wenn dazu Fragen bestehen bin ich gerne bereit das hier weiter zu erläutern. Wie das auf anderen Systemen zu realisieren ist weiß ich nicht, aber es wird schon irgendwie gehen. :-)

So hat man nach dem Ausdruck einen doppelseitig bedruckten A4-Bogen. Den schneidet man in der Mitte durch und hat – nach dem Lochen – passende Einlagen für einen gängigen A5-Organizer.

Im Einzelnen

Agenden

Die Agenda wird benutzt um sich auf Gespräche vorzubereiten.

Für jedes sich anbahnende Gespräch werden die zu besprechenden Punkte notiert. Wenn es dann soweit ist können sie der Reihe nach abgehakt werden. Auf die Weise ist sichergestellt daß keine Themen verloren gehen, und nebenbei kann man den Gegenüber auch mit seiner Organisation beeindrucken. ;-)

Brainstorming

Dieses Formular wird für das Brainstorming benutzt.

Eigentlich ist dazu nicht mehr als ein einfacher Notiz-Zettel ohne eine spezielle Einteilung nötig, ich persönlich benutze das Formular auch nicht. Es existiert einfach nur der Vollständigkeit halber.

Covey Quadrant

Dies ist ein Hilfsmittel zum Treffen von Entscheidungen.

Jede Entscheidung wird nach (zeitlicher) Dringlichkeit und (inhaltlicher) Wichtigkeit bewertet. Wichtige Punkte werden in den oberen Teil eingetragen, unwichtige in den unteren. Eilige Sachen kommen nach links, nicht so eilige nach rechts. Nach der Sortierung läßt sich einfacher entscheiden, welche Punkte als erstes bearbeitet werden müssen.

Gesprächsprotokoll

Der Verlauf von Meetings kann mit diesem Formular festgehalten werden.

Damit später noch nachvollziehbar ist, wer an welchen Treffen teilgenommen hat, und welche Ergebnisse dabei herausgekommen sind, kann das Gespräch protokolliert werden.

Irgendwann

Auf diesen Formularen werden Ideen für zukünftige Projekte gesammelt.

Sind die Ideen erstmal schriftlich fixiert gehen sie nicht mehr verloren. Diese Aufzeichnungen sollten von Zeit zu Zeit durchgesehen werden ob die Inhalte noch aktuell oder interessant sind.

Jahrestage

Liste für jährlich wiederkehrende Ereignisse.

Dieses Blatt bringt den Überblick über Geburts- und Hochzeitstage, Jubiläen und alle anderen Termine, die jedes Jahr wieder stattfinden. Ich persönlich drucke zumindest die Geburtstagsliste direkt aus meiner Adreßdatenbank, aber ich wurde nach diesem Formular gefragt.

Kaufen

Eine Einkaufsliste.

Ob dieses Formular Sinn macht möge (genau wie bei allen anderen) jeder selbst entscheiden. Gedacht ist sie nicht für ‘ein Päckchen Butter, drei Liter Milch…’, sondern für größere oder Langfristigere Anschaffungen.

Kontakt-Log

Aufzeichnung für Kontakte.

Hier können Kontakte zu Firmen, Kunden und anderen Leuten und Organisationen festgehalten werden. So läßt sich auch nach einer längeren Zeit noch mit ‘wie in dem Telefonat letzten November schon gesagt’ argumentieren.

Kosten

Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben.

Dieses Formular stellt einen Rahmen für eine Kostenaufstellung dar. Es bietet Platz für das Datum der jeweiligen Ausgabe, den Verwendungszweck und den Empfänger und den jeweiligen Betrag. Die letzte Zeile ist für eine Summenbildung vorgesehen.

Leihgaben

Formular für geliehene oder verliehene Gegenstände.

Wenn man sich etwas ausleiht sollte man damit natürlich immer pfleglich umgehen und die Rückgabe nicht vergessen. Aber es kann auch schon mal vorkommen, daß man etwas verleiht und später vergißt an wen es gegangen ist. In diesem Formular werden alle Leih-Vorgänge festgehalten, in der grauen Box (An/Von) wird kenntlich gemacht ob man der Leihende oder der Verleiher ist. Nach der Rückgabe kann abgehakt werden.

Matrizen

Raster für universelle Listen.

Diese beiden Formulare bieten eine Grundstruktur für Listen beliebigen Inhalts. So können beispielsweise Personen Projekten oder Tätigkeiten Zeiten zugeordnet werden. Der Fantasie sind kaum Grenzen gesetzt… :-)

Monatskalender

Blanko-Kalender für einen Monat.

Dieses Kalenderblatt kann mit den passenden Daten ausgefüllt werden und so als Übersicht für einen Monat fungieren. Mein Kalendarium enthält immer eine Woche auf zwei Seiten, dieses Formular stellt den Monat kompakter dar.

Monatsplan

Fast schon ein Gantt-Diagramm.

Mit diesem Formular können Aktivitäten für einen Monat geplant werden. Zu jeder Aktivität lassen sich Prioriät und ausführende Person sowie Start- und Endzeiten festlegen.

Nächste Aktionen

Eine der Grundlagen des GTD-Systems.

In diesem Formular werden für einen Kontext jeweils die nächsten Schritte geplant. Für die Benutzung empfehle ich, das Buch zu lesen oder sich zumindest auf den einschlägigen Webseiten nach Sinn und Zweck zu informieren.

Notizen

Eines der einfacheren Formulare. :-)

Genau wie beim Brainstorming empfehle ich die Benutzung dieses Formulares nicht. Für Notizen kaufe ich die vorgedruckten und fertig gelochten karierten Drucke aus dem Schreibwarenladen. Das ist billiger als die eigenen Ausdrucke, und man spart eine Menge Aufwand.

Allerdings hindert mich diese Empfehlung natürlich nicht daran, direkt drei verschiedene Notiz-Formulare zur Verfügung zu stellen: Ein kariertes, ein liniertes und eines das dem Cornell-Schema entspricht.

Projekt

Quasi die Titelseite für größere Projekte.

Hier werden die groben Rahmeninformationen für ein Projekt festgehalten. Das umfaßt neben dem Namen auch den ‘Kunden’, das Budget und die Termine. Auch die wichtigsten Ansprechpartner innerhalb des Projektes sollten hier mit Kontakt-Infos notiert werden. Ich persönlich benutze den Bereich für Personen beim Kunden, mit denen ich nach Ablauf des Projektes voraussichtlich keinen Kontakt mehr habe, die ich also nicht in meine Kontakt-Datenbank aufnehmen möchte.

Tagesplaner

Der Planer für die komplizierteren Tage im Monat.

Ich denke nicht, daß man sich aus diesen Formularen einen kompletten Kalender bauen sollte. Einige der fertig zu kaufenden Kalendarien sind nicht schlecht, und wahrscheinlich deutlich günstiger in der Anschaffung. Aber wenn ein Tag droht sehr stressig zu werden kann dieses Formular vielleicht den Überblick wieder herstellen.

Todo

Der Klassiker unter den Organisations-Listen.

GTD empfiehlt diese Listen zwar nach meinem Verständnis nicht unbedingt, aber ich persönlich nutze sie auch immer wieder.

Warten auf

Hier wird alles festgehalten das man nicht selbst erledigen kann.

Dies ist ein weiteres GTD-typisches Formular. Man überlegt sich zu allen anfallenden ‘Sachen’ die nächsten notwendigen Schritte. Die selbst zu erledigenden Schritte werden als ‘Nächste Schritte’ geführt (siehe oben), alles was von der Zulieferung anderer abhängt kommt nach ‘Warten auf’.

Wichtige Nummern

Das Zahlengedächtnis.

Dieses Formular ist bei einem Problem behilflich das wahrscheinlich jeder kennt: Man hat eine ganze Reihe wichtiger Nummern, auf die man bei Bedarf zugreifen möchte. Dabei kann es sich um Telefonnummern, IP-Adressen, Kontoverbindungen oder Login-Daten (keine Paßwörter!) handeln. Damit man nicht alles im Kopf behalten muß kann es in diesem Formular verewigt werden.

Wochenplan

Eine Woche auf zwei Seiten.

Auch diesen Plan halte ich nicht für einen Ersatz für ein ‘richtiges’ Kalendarium. Aber es kann vielleicht sinnvoll sein, eine Woche im Kontext eines Projektes nochmal neu zu ordnen. Das geht mit diesem Formular.

Ziele

Ein Formular mit dem Ziele im Auge behalten werden können.

Formulare wie dieses sind auch Bestandteil fast jedes Planungssystems. Hiermit können mehr oder weniger abstrakte Ziele gesteckt werden, auf die man hinarbeiten möchte. Dabei können Prioritäten (PR) vergeben und notwendige Schritte erfaßt werden.

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